Основы управления проектами

Оригинал статьи: Project Management Basics
Автор: Глеб Рейс
Перевод: Сергей Бирюков
Аудиоверсия: Вебдиктор

Чем больше общаюсь с людьми, тем чаще поражаюсь, как многие из них, будучи невероятно способными в своём деле и даже талантливыми, отказываются от своих планов и идей просто потому, что их воплощение кажется сложным.

Пришло время вырасти

Помню, в младших классах я вёл себя так же. Если что-то нельзя было сделать за несколько часов, это считалось невозможным.

Мало какие из моих достижений впечатляли даже меня самого, ведь ими были те немногие, которым удалось пробиться сквозь фильтры и пройти проверку на выполнимость. Как ты уже догадался, всё возможное было не просто возможным, а совершенно тривиальным. Независимо от того, насколько успешно мне удавалось достичь таких целей, результаты не впечатляли просто потому, что сами задачи не были серьёзными.

С тех пор я заметно продвинулся вперёд. По мере роста я приобретал ценный опыт, который в настоящее время помогает мне успешно справляться с задачами и проектами любого масштаба.

Если ты пытаешься выбраться из ситуации, в которой был я — пришло время вырасти и открыть в себе поразительную внутреннюю силу.

Основные компоненты успеха

Уже давно я осознал, что совершенно необходимо научиться решать задачи постепенно. Начинать с анализа и планирования, вместо обзора возможных препятствий.

Я научился считать каждую следующую задачу столь же легко выполнимой, какой была любая из предыдущих. За прошедшие 10 лет в большинстве случаев мне действительно удавалось достичь своих целей.

В конце концов я понял, что для выполнения конкретной задачи важно лишь твоё отношение, твоя уверенность и мотивация.

Сама задача, как и возможные препятствия на пути к её решению, представляет собой лишь небольшую часть всего проекта. Стоит признать, что задача имеет огромный объём только по предварительной оценке, твой опыт и уверенность легко перевесят её — и выполнить задачу станет намного легче.

Как справиться с любым проектом

Существует ряд правил, из которых каждый может что-то для себя почерпнуть. Большинство из них просты: чтобы преуспеть, не нужен синхрофазотрон! Поддерживай мотивацию, будь настойчив — тогда ты сможешь решить любую задачу и справиться с любым проектом!

Ниже я перечислил свои любимые принципы. Я использую их каждый день, и в течение многих лет они мне здорово помогали.

Ключевые принципы выполнения любой задачи:

1. Проанализируй задачу и составь план

Важен именно такой порядок: сначала анализировать, затем планировать — не наоборот! :)

В самом начале карьеры у меня было много планов, которые в итоге успешно сработали, но успех был бы куда крупнее, если бы я всё сначала проанализировал и лишь потом тщательно спланировал.

В том, чтобы уделить время анализу задачи перед началом планирования, есть определённые плюсы:

• более глубокое понимание задачи
  Иногда повторное чтение письма от босса помогает обратить внимание на ряд вопросов, требующих обсуждения.
• решение может оказаться ближе, чем казалось
  Многие задачи выглядят чрезвычайно сложными, но стоит потратить пару минут на чтение — и ты уже видишь, что из двухстраничного плана лично тебе нужно сделать лишь несколько простых пунктов.

2. Не усложняй сверх меры

Никогда не начинай планирование с ошибочных предположений о каком-либо этапе проекта. Планирование — не тот процесс, при котором нужно обсуждать плюсы и минусы конкретной реализации.

Твоя цель — получить в итоге план проекта. Для выполнения задач нужен именно план, а не список причин, по которым достижение твоих целей решительно невозможно.

Не пытайся быть проницательным и оригинальным — время для этого ещё наступит. Для начала составь самый простой план. Определи цели проекта, построй цепочку событий, которые должны произойти для достижения каждой цели. Ты всегда сможешь расширить план и добавить подробности, но при этом важно не терять фокус.

Планирование начинают с простых вещей, постепенно добавляя детали. Прежде всего нужно описать этапы начала проекта, его реализации и завершения. Затем расширить этот список, добавляя различные цели проекта и указывая задачи, необходимые для достижения этих целей.

3. Планируй шаг за шагом

Когда первоначальное планирование готово, пора начинать проект. Определи первые шаги — и вперёд.

Делай за раз что-нибудь одно и уделяй особое внимание тому, чтобы каждая выполненная задача имела своё место в общей картине и приближала тебя к завершению проекта. Если что-то кажется неправильным — скорее всего, так и есть. Может быть, задачи следует перегруппировать.

Запомни: при большом количестве проектов нельзя создать подробный план без первоначального анализа и подготовительной работы. Это значит, что если план оказался небезупречным, нужно просто поработать над ним ещё — совсем не обязательно объявлять его неверным и начинать заново.

4. Регулярно следи за продвижением

Это одна из самых важных вещей в управлении проектами — нужно выработать привычку делать регулярный и тщательный обзор продвижения работы.

Некоторые люди просто боятся делать обзор. Каждый раз во время пересмотра они попадают во власть необъяснимого страха, который их останавливает. Они находят десятки причин, чтобы отложить пересмотр проекта, в конце концов приближаются к предельному сроку, в крайне беспокойном состоянии совершают обзор и понимают, что уложиться в срок невозможно, и уже поздно исправлять ситуацию.

Дай себе слово никогда так не поступать. Если есть хоть какой-нибудь намёк на нежелание пересматривать какую-то часть проекта — сразу же бросай всё остальное. Прекрати связанные с проектом действия и спроси себя: есть ли у меня причина бояться пересмотра?

Страх — это призыв обратить внимание, но вовсе не знак неминуемого провала проекта. Это просто сигнал разума, который сообщает тебе, что есть какая-то неизвестная величина или неопределённость, на которой нужно сосредоточиться. Нужно определить все неизвестные и убедиться, что на все относящиеся к делу вопросы у тебя есть ответы.

Получив все ответы на все связанные с проектом вопросы, ты почувствуешь себя намного увереннее. Как я уже говорил, важно уметь видеть картину в целом. Необязательно знать каждую деталь выполнения конкретной цели — общего представления о том, как справиться с задачей, будет вполне достаточно.

Изменение плана

Сделав обзор проекта, внеси в план необходимые изменения. Не стоит испытывать вину по этому поводу!

Перемены — к лучшему! Это те самые подробности и детали, которые необходимо внести в проект, чтобы он был успешным.

Если тебе нужно что-то изменить, и на то есть объективные причины, лучше всего сделать это как можно раньше. Даже самые обоснованные причины могут вызывать раздражение, когда уже поздно что-либо предпринимать.

Всегда полезно задавать и отвечать на возникающие вопросы, прояснять непонятные моменты и принимать решения — независимо от состояния проекта.

Ключ к успеху — твоё отношение

На этом можно было бы и закончить, но я хочу ещё раз напомнить: ключ к успеху — твоё отношение!

Нет невыполнимых задач, есть недостаток анализа и планирования.

Нет необъяснимых страхов, просто люди не уделяют им внимания.

Надеюсь, моя статья оказалась для тебя полезной. Вперёд, выбери несколько проектов и дай им шанс. Если у тебя есть проекты, завершённые неудачно — тем лучше! Добейся на этот раз блестящих успехов и докажи самому себе и всем остальным: взявшись за дело с умом, ты можешь достичь любых высот!

Подписаться на новые статьи

01.04.02008 | Личное развитие, Продуктивность, Решение проблем

Другие статьи:

• Почему я никогда не смотрю новости
• Кто виноват, и Что делать?
• Исключить пятнадцать лет сожалений — сегодня
• Отец и сын
• О пользе размышлений